L’inventario di magazzino è uno dei pilastri della gestione aziendale. Si tratta di un’attività che, anche se può sembrare noiosa o complessa, è fondamentale per mantenere ordine, ridurre i costi e ottimizzare il lavoro.
Grazie alle nuove tecnologie, come ad esempio i software di gestione del magazzino (WMS, Warehouse Management System) come I-TECH, è possibile trasformare l’inventario da una fatica manuale a un processo fluido e preciso.
In questa guida, esploreremo cos’è l’inventario, a cosa serve, chi deve farlo e come svolgerlo al meglio con il WMS.
Che cos’è un inventario?
L’inventario è l’elenco dettagliato e quantificato di tutti i beni materiali e immateriali posseduti da un’azienda in un determinato momento, che consente di monitorare le scorte, valutarne il valore e ottimizzarne la gestione operativa e finanziaria.
Con il termine “inventario” si intende anche l’attività vera e propria di conteggio e verifica delle quantità. Questo processo non si limita al conteggio delle quantità, ma include anche la valutazione dello stato delle merci: sono ancora vendibili? Sono danneggiate? Sono scadute?
Avere un inventario accurato è fondamentale per sapere esattamente cosa si ha a disposizione, evitando brutte sorprese durante la produzione o la vendita.
A cosa serve fare l’inventario?
Ti sei mai chiesto perché l’inventario sia così importante? Le ragioni sono molteplici, e tutte strettamente legate alla salute dell’azienda. Eccone alcune:
Controllare le scorte
Quante volte capita di pensare di avere abbastanza merce per soddisfare gli ordini, ma poi scoprire che qualcosa manca? Fare l’inventario aiuta a evitare situazioni di emergenza, sia le rotture di stock (mancanza di scorte) sia per over stock (scorte eccessive che occupano spazio inutilmente).
Evitare sprechi
L’inventario ti permette di identificare prodotti danneggiati, obsoleti o prossimi alla scadenza. In questo modo, puoi prendere decisioni tempestive per ridurre gli sprechi.
Migliorare la contabilità
Un inventario preciso è essenziale per redigere il bilancio aziendale. Sapere esattamente quanto valgono le scorte ti permette di avere una visione chiara dei tuoi asset.
Ottimizzare gli acquisti
Con dati aggiornati sulle giacenze e sui consumi, puoi pianificare meglio gli ordini e ridurre i costi legati a scorte inutili.
Prevenire furti e perdite
Un controllo regolare delle scorte ti aiuta a individuare eventuali discrepanze causate da furti, errori o altre problematiche.
Chi è obbligato a redigerlo?
L’inventario non è solo una buona pratica, in alcuni casi diventa un vero e proprio obbligo di legge. Questo vale ad esempio per società di capitali, gli enti commerciali, le società di persone in contabilità ordinaria etc.
Tuttavia anche le attività che non sono obbligate a redigere l’inventario di magazzino devono comunque compilarlo ai fini della dichiarazione dei redditi dove è presente una voce legata alle rimanenze finali.
Che sia obbligatorio o facoltativo, fare l’inventario è una scelta strategica che migliora la gestione del magazzino, indipendentemente dagli obblighi di legge o dalle dimensioni dell’impresa.
Principali tipologie di inventario
Non tutti gli inventari sono uguali. A seconda delle necessità e delle risorse a disposizione, si possono scegliere diverse modalità.
Inventario annuale
L’inventario annuale è il classico metodo in cui tutte le scorte vengono controllate una volta all’anno, di solito alla fine dell’esercizio fiscale. È il più comune perché richiesto dalla legge.
Di solito viene fatto quando serve un controllo completo per chiudere l’anno contabile. Se eseguito in maniera manuale, può richiedere l’interruzione delle attività operative, rendendo difficile la gestione quotidiana del magazzino.
Inventario a rotazione
Questo tipo di inventario suddivide il magazzino in aree o categorie di prodotto, controllandole a turni regolari durante tutto l’anno. Ad esempio, potresti verificare gli articoli più venduti una volta al mese e quelli meno richiesti ogni trimestre.
In questo modo si mantiene il controllo costante sulle scorte senza fermare il lavoro. Però bisogna fare attenzione, perché se non è pianificato bene, si rischia di trascurare alcune aree.
Inventario permanente
Con l’inventario permanente, non devi mai fermarti per contare le scorte, perché ogni movimentazione (ingresso, uscita, spostamento) viene registrata in tempo reale grazie a un sistema gestionale. Questa modalità richiede un software WMS o strumenti avanzati come lettori di codici a barre o tag RFID.
È la soluzione ideale per i magazzini verticali, dove l’accuratezza è fondamentale. Ovviamente richiede investimenti in tecnologia e formazione del personale.
Come fare l’inventario di un magazzino
Fare un inventario efficace richiede una pianificazione ben precisa. Ecco come procedere:
Definisci l’obiettivo
Stai facendo l’inventario per fini fiscali, operativi o per verificare eventuali discrepanze? Sapere il “perché” ti aiuta a scegliere il metodo più adatto.
Organizza il magazzino
Dividi il magazzino in aree o categorie di prodotto. Ad esempio, puoi separare gli articoli per tipo, dimensione o livello di rotazione.
Scegli gli strumenti
Decidi se utilizzare metodi tradizionali (come moduli cartacei o fogli Excel) o soluzioni più avanzate come un sistema WMS.
Catalogazione dei prodotti
Ogni articolo dovrebbe avere un’etichetta chiara, con un codice univoco (codice a barre o tag RFID) per facilitarne l’identificazione.
Conteggio e registrazione
Conta fisicamente le scorte e registra i dati, avendo cura di verificare eventuali differenze rispetto ai dati registrati.
Confronto e correzione
Confronta i dati raccolti con quelli registrati nel sistema e aggiorna le informazioni per risolvere eventuali discrepanze.
Esempio di inventario
Facciamo un esempio pratico: un magazzino di elettronica. Immagina di dover verificare le scorte di tre categorie di prodotto: smartphone, accessori e tablet.
- Dividi il magazzino in sezioni (ad esempio, scaffali dedicati a ogni categoria).
- Usa un lettore di codici a barre per registrare ogni prodotto.
- Conta le quantità per ogni SKU (Stock Keeping Unit)
- Confronta i dati raccolti con quelli del tuo gestionale.
- Aggiorna il sistema per correggere eventuali errori.
Con un WMS, tutto questo può essere automatizzato, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori. Infatti, basterà cliccare un tasto per avere tutte queste informazioni in tempo reale.
Inventario cartaceo Vs inventario su Excel Vs inventario tramite WMS
Ogni metodo ha i suoi pro e contro. Anche se l’utilizzo del WMS per medie e grandi aziende è diventato ormai un passaggio obbligato.
Inventario cartaceo
- Pro: Semplice, economico, non richiede tecnologia.
- Contro: Alto rischio di errori, molto lento, poco pratico per magazzini grandi.
Inventario su Excel
- Pro: Facile da usare, permette di organizzare meglio i dati rispetto al cartaceo.
- Contro: Non automatizzato, richiede tempo per aggiornamenti manuali.
Inventario tramite WMS
- Pro: Automazione completa, dati sempre aggiornati in tempo reale, ideale per magazzini complessi.
- Contro: Richiede un investimento iniziale e formazione per il personale.
Vuoi la massima precisione dell’inventario?
Migliorare il tasso di precisione dell’inventario permette di progettare e organizzare meglio i flussi di lavoro e di merce, così come i cicli logistici della supply chain. La gestione dell’inventario è uno dei processi più complessi per qualsiasi azienda perché interessa direttamente le altre attività che partono dal magazzino.
Un controllo efficace sulle scorte di magazzino semplifica la tracciabilità dei prodotti, l’individuazione di sovraccosti, nonché il rilevamento di errori e inefficienze nella gestione e movimentazione della merce in cicli operativi quali lo stoccaggio o la preparazione e spedizione degli ordini.
Se il tuo obiettivo è sapere in ogni momento l’esatto quantitativo di merci a disposizione ti devi affidare ad un WMS come I-TECH che può monitorare in real-time tutti i flussi di prodotti in entrata e in uscita, garantendoti una precisione estrema.
Conclusioni
L’inventario di magazzino è un’attività fondamentale che, se fatta con metodo e strumenti giusti, può trasformarsi da un obbligo stressante a un’opportunità per migliorare l’efficienza aziendale.
Mentre i metodi tradizionali possono andare bene per realtà piccole, le aziende che vogliono puntare sull’innovazione non possono prescindere da un sistema WMS.
Con il WMS di Logistech Srl, puoi gestire il tuo inventario in modo semplice, preciso e rapido. Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti a rivoluzionare il tuo magazzino!
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