Scorta di Sicurezza: come si calcola e si ottimizza

Il sogno di ogni imprenditore è gestire una logistica e un magazzino così efficienti da ridurre al minimo il tempo di permanenza della merce, ottimizzare le scorte per evitare sia l’eccesso che la carenza di articoli e garantire un flusso continuo e tempestivo delle merci.

Infatti, in un contesto aziendale la gestione efficace delle scorte di magazzino è fondamentale per garantire la continuità operativa e soddisfare le richieste dei clienti.

Una scorta insufficiente di prodotti può comportare rischi significativi, tra cui ritardi nelle consegne, insoddisfazione del cliente, perdita di vendite e un impatto negativo sulla reputazione aziendale. Al contrario un eccesso delle scorte comporta numerosi svantaggi, tra cui l’aumento dei costi di stoccaggio, l’eccessiva immobilizzazione di capitale e il rischio di obsolescenza o deterioramento delle merci.

Mantenere una scorta di sicurezza adeguata può prevenire tali problemi e assicurare un flusso operativo senza intoppi.

Cos’è la scorta di sicurezza?

La scorta di sicurezza, nota anche come “safety stock”, è una quantità di riserva di un prodotto mantenuta nel magazzino per fronteggiare incertezze nella domanda o nei tempi di approvvigionamento.

Questa riserva è essenziale per garantire che le operazioni aziendali possano proseguire senza interruzioni anche in caso di imprevisti, come ritardi nelle consegne dei fornitori o picchi di domanda inaspettati.

Quindi, l’obiettivo della scorta di sicurezza è evitare la rottura di stock, detta anche out of stock, che ovviamente si ripercuote economicamente sulle vendite dell’azienda in modo significativo.

Perché la scorta minima è così importante

Mantenere una scorta minima di sicurezza adeguata è cruciale per diverse ragioni:

1. Continuità Operativa: previene interruzioni nella produzione o nella vendita causate dalla mancanza di prodotti, componenti o semilavorati.
2. Soddisfazione del Cliente: garantisce la disponibilità dei prodotti, rafforzando la fiducia e la fedeltà del cliente.
3. Gestione del Rischio: mitiga i rischi associati a variazioni nei tempi di consegna e nella domanda.
4. Riduzione dei Costi di Stockout: evita i costi associati alla mancanza di scorte, come penali per ritardi, perdita di clienti e l’utilizzo di servizi express.
5. Efficienza Operativa: permette una gestione più fluida e prevedibile delle operazioni di magazzino.

Effettuare dei calcoli accurati consente di ridurre al massimo e ottimizzare il lead time o tempo totale di consegna di un determinato ordine.

Come si calcolano le scorte di sicurezza

Per calcolare correttamente la scorta di sicurezza, è necessario considerare vari aspetti che possono influire direttamente sulla quantità di scorta di sicurezza necessaria, tra cui l’analisi del mercato e della domanda e il tempo di approvvigionamento. In particolare, bisogna:

1. Analizzare la Domanda: raccogliere dati storici per calcolare la domanda media e la sua variabilità.
2. Determinare il Tempo di Consegna: valutare il tempo medio necessario per ricevere i prodotti dai fornitori.
3. Calcolare la Deviazione Standard: calcolare la deviazione standard della domanda e del tempo di consegna.
4. Applicare la Formula: utilizzare la formula di calcolo più adeguata sulla base delle informazioni raccolte.

Se i tempi di approvvigionamento sono estremamente brevi, la quantità di scorte di sicurezza necessaria sarà minore. Al contrario, se per l’approvvigionamento si possono aspettare anche mesi, è probabile che il livello minimo di scorte debba essere più elevato.

Formule della scorta di sicurezza

Esistono diverse formule per calcolare la scorta di sicurezza, basate su variabili come le variazioni della domanda, il tempo di consegna e il livello di servizio desiderato. La formula più comune è la seguente:

Scorta di sicurezza = (livello massimo di scorta impiegato al giorno x Lead Time massimo in giorni) – (livello medio di scorta impiegato al giorno x Lead Time medio in giorni).

Facciamo un esempio: se le vendite giornaliere massime sono di 50 unità, il lead time massimo è di 10 giorni, le vendite giornaliere medie sono di 30 unità e il lead time medio è di 7 giorni, la scorta di sicurezza sarebbe: (50×10) − (30×7) = 290 unità.

Come non rendere eccessive le scorte

Evitare di mantenere scorte di sicurezza eccessive è importante per non immobilizzare capitale inutilmente e per ottimizzare lo spazio del magazzino. Ecco alcune strategie:

1. Monitoraggio Costante tramite WMS: utilizzare sistemi di monitoraggio per tenere sotto controllo i livelli di scorta in tempo reale, impostando per ciascun articolo la quantità minima e massima.
2. Previsione Accurata: migliorare le previsioni della domanda utilizzando analisi avanzate e dati storici.
3. Gestione dei Fornitori: Collaborare strettamente con i fornitori per ridurre i tempi di consegna e migliorare l’affidabilità delle consegne.
4. Rotazione delle Scorte: Implementare politiche di rotazione delle scorte per evitare l’obsolescenza e ridurre i costi di magazzino.

Gestione scorte ottimizzate tramite WMS

Un Warehouse Management System (WMS) come I-TECH è lo strumento più efficace che possiamo utilizzare per ottimizzare la gestione delle scorte di sicurezza. Un WMS offre:

1. Automazione: automatizza il monitoraggio delle scorte e avvisa quando è necessario riordinare.
2. Visibilità in Tempo Reale: fornisce una visibilità completa delle scorte, delle loro posizioni e delle loro quantità.
3. Analisi Avanzate: utilizza algoritmi avanzati per prevedere la domanda e ottimizzare i livelli di scorta.
4. Integrazione con ERP e gestionali: integra i dati di magazzino con altri sistemi aziendali per una gestione più efficiente e la condivisione delle informazioni fra magazzino e ufficio acquisti.
5. Gestione Ottimizzata: migliora la gestione delle movimentazioni di magazzino e riduce gli errori di stoccaggio.

Conclusioni

La scorta di sicurezza è un elemento fondamentale per la gestione efficiente del magazzino e per garantire la continuità operativa dell’azienda.

Il corretto calcolo delle scorte di sicurezza, unito all’uso di strumenti avanzati come i WMS, permette alle aziende di bilanciare il rischio di rotture di stock con i costi di mantenimento delle scorte, ottimizzando l’efficienza operativa complessiva.